Estudio de factibilidad para la creación de una empresa de servicios de gestión documental para empresas de la ciudad de Manizales

Abstract

El presente trabajo de grados se realizo con el fin de determinar la vialidad de una empresa que ofreciera soluciones integrales al manejo documental, a distintas empresas privadas de la ciudad de Manizales, permitiéndoles una mayor especialización en su objeto social, generador de sus ingresos, y ayudándoles en la minimización de los distintos riesgos a los que se ven expuestas por un manejo inadecuado de sus archivos. Es importante resaltar que con la empresa puesta en marcha, se pretende trabajar en un cambio de cultura de las empresas, por cuanto que existen incentivos en la ley 594 de 2000 que pueden ser aprovechados; así mismo, significaría para las empresas una reducción en sus gastos operativos, pues al implementar sistemas de gestión documental acorde a las necesidades de cada una de las empresas contratantes del servicio, pues integraría todos los tipos documentales sean electrónicos o físicos en una sola base de datos, podría seguirle la trayectoria al documento desde su creación, reduciría los tiempos de búsqueda de los elementos archivados, controlaría accesos a los documentos confidenciales a ciertos usuarios, aplicaría criterios de selección para guardar sus documentos, según las indicaciones del ente rector (AGN), esto es, aplicando tablas de retención y descarte, traduciéndose esto último en la conservación de documentos por su valor administrativo, jurídico e histórico verdaderamente importantes. Y por ultimo, es de gran ayuda a la hora de tomar decisiones e impacta positivamente el objetivo básico financiero de toda empresa.

This work was done for my degree in order to determine the viability of a company that provided document management solutions to various private companies to the city of Manizales, allowing greater specialization in its objects, generating revenue, and helping them in minimizing the various risks to which they are exposed by improper handling of your files. More importantly, with the commissioning company, which seeks work in a change of corporate culture, there are incentives in the Act 594 of 2000 that can be exploited, so it would mean businesses reducing their operating expenses. Because to implement document management systems according to the needs of each service contracting companies, means all types integrate electronic or physical documentaries in a single database, which could follow the path to the document since its creation, thereby reducing time to search archived items that would control access to confidential documents to certain users which would apply selection criteria to store your documents, as directed by the governing body (AGN), in applying withholding tables and discarding translations of the latest recordkeeping by value administrative, being legally and historically important. And finally, it helps when making decisions and positive impacts for the basic objective of every business´s finances.