Informe de pasantía en el área de gestión documental de los procesos de recepción archivos y despachos bajo la Norma ISO 9001:2008, para el Colegio Liceo Santa Ana en la ciudad de Neiva – Huila.

Abstract

El colegio Liceo Santa Ana, es un colegio de educación preescolar y primaria ubicado en la ciudad de Neiva Huila, presta sus servicios formando y educando niños y niñas en valores, en el adecuado uso de la tecnología de punta, el desarrollo de los campos artísticos, ambientales y de comunicación. El cual busca satisfacer las necesidades de los clientes mediante una prestación oportuna y ágil en sus servicios, basados en los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2008 y los objetivos de calidad mediante la mejora continua en todos los procesos de la organización. La documentación del Sistema de Gestión de Calidad como primer requisito para la implementación de un SGC, ha demostrado ser el soporte de los sistemas de calidad como parte indispensable en la toma de decisiones y en la mejora de los procesos, enmarcando como prioridad principal, la satisfacción de las necesidades de los clientes. En el presente informe, mediante modalidad de pasantía institucional, se diseñó el Sistema de Gestión Documental bajo la norma NTC ISO 9001:2008 en Col Liceo Santa Ana. Para mejorar la prestación del servicio de educación preescolar y primaria. Se inició con la elaboración del diagnóstico para revisar el estado actual de la gestión documental, por medio de la realización de una encuesta en donde se determinó que la organización no ha realizado avances en la documentación. Por consiguiente, se realizó una documentación parcial de la organización mediante la elaboración de la caracterización de procesos y manuales de procedimientos según lo exige la norma y también el listado maestro de documentos junto con el manual de calidad, usando como metodología la entrevista en cada puesto de trabajo para identificar el paso a paso en la realización de las tareas. Y por último, se diseñó la estructura documental después de recopilar y elaborar la documentación concerniente al sistema.